Vastleggen van maatregelen kan gedoe achteraf voorkomen
Veel bedrijven zijn in de veronderstelling dat alles goed is geregeld wanneer zij zijn verzekerd. Er wordt immers premie betaald, dan keert de verzekering toch uit in geval van schade? Toch worden schadeclaims door verzekeraars vaak afgewezen waardoor schade niet of slechts deels wordt uitgekeerd. Een vreemde zaak, want als ondernemer vind je dat je in je recht staat en kom je liever niet voor onverwachte verrassingen te staan. Hoe kun je dit voorkomen en zorg je ervoor dat er in geval van calamiteit gewoon wordt uitgekeerd?
1. Weet aan welke wettelijke eisen je onderneming moet voldoen
Je bent er zelf verantwoordelijk voor om te weten welke verzekeringen er zijn en aan welke eisen jouw onderneming moet voldoen om recht te hebben op dekking bij schade. Afhankelijk van je soort onderneming moet je voor de wet voldoen aan wettelijke eisen. Denk bijvoorbeeld aan vrije vluchtwegen in geval van brand, inbraakbeveiliging, voldoen aan bouwkundige verplichtingen, periodiek gekeurde elektrische installaties, en de goede arbeidsomstandigheden voor je personeel.
Daarnaast is het belangrijk rekening te houden met regionale verschillen. In hoeverre onderdelen verplicht zijn, verschilt namelijk per regio. Dit komt doordat provincies en gemeenten zelf verordeningen mogen opstellen binnen de landelijke wetten en ministeriële regelingen. Hierbij dient men zich te houden met de superioriteitsregel, wat de juiste rangorde van wetten aangeeft.
Een nooduitgang voor je bedrijfspand is hier een mooi voorbeeld van. De regels over de aanwezigheid van nooduitgangen in bedrijfspanden zijn te vinden in het Bouwbesluit, Bouwverordening en gebruiksvergunning, maar deze kunnen op verschillende manieren worden geïnterpreteerd. Het beste is daarom om de Bouwverordening op te vragen bij je gemeente, zodat je zeker weet dat je volgens de plaatselijke wetgeving te werk gaat.
2. Weet wat er in je polis staat
Daarnaast is het belangrijk om te weten wat wel en niet is verzekerd binnen je bedrijf, en natuurlijk tegen welke voorwaarden je de verzekering hebt afgesloten. Zo stellen verzekeraars strenge preventie- en onderhoudseisen aan bedrijfsvoering en bedrijfspanden, ook wel risicomanagement genoemd. Bovenop wettelijke eisen moet je dus ook goed weten wat er in je polis staat.
Wanneer je niet voldoet aan de preventie-eisen van je verzekeraar, is de verzekeraar niet verplicht om uit te keren bij schade. Belangrijk dus om de eisen na te leven. En soms gaan deze nog verder dan de wettelijke eisen die gesteld worden aan een bedrijf. Dit artikel van Benevia gaat verder in op de noodzaak van het naleven van de preventie en onderhoud eisen en geeft hiervoor tips. Zorg er daarnaast voor dat je eens in de zoveel tijd bekijkt of je extra dekking nodig hebt.
3. Voldoe aan de preventie-eisen en maak het zichtbaar
Zaak is om zeker te weten dat aan alle preventiemaatregelen is voldaan, zodat je sterk staat op het moment dat er iets gebeurt. Maar voldoen blijkt niet genoeg. Je staat alleen sterk als je kan aantonen dat op het moment van het incident ook echt alle preventiemaatregelen binnen je bedrijf op orde waren. Het is daarom van groot belang om alles goed vast te leggen. Actuele keuringsrapporten en onderhoudscontracten bijvoorbeeld kunnen helpen met aantonen dat jouw bedrijf op het moment van het incident voldeed aan de preventie-eisen.
4. Bewaar je documenten veilig en overzichtelijk
Bewaar je onderhoudscontracten en documenten op een veilige plek. Na schade kan de verzekeraar vragen de betreffende certificaten of keuringsrapporten te overleggen als bewijs. Het scheelt een hoop twijfel en discussie en kan de snelle schade-afhandeling versnellen wanneer je je documenten bij de hand hebt. Bovendien sta je in je recht wanneer je door het incident, bijvoorbeeld bij brand, de documenten bent verloren.
Bewaar je je documenten digitaal, dan levert dit je naast overzicht over je documenten bovendien nog meer voordelen op die je bedrijfsvoering makkelijk maken.
Serieuze bedrijfsschade is de nachtmerrie van alle ondernemers. Als je zorgt dat jouw bedrijfspand en inboedel aantoonbaar voldoet aan alle eisen kun je dit scenario voorkomen. In het ergste geval weet je dat je sterk staat tegenover verzekeraars.
Ook overal ieder moment kunnen laten zien dat je voldoet aan de preventie-eisen? OKcomply heeft een applicatie ontwikkeld om maatregelen te borgen die voortkomen uit wet- en regelgeving én eigen bedrijfsbeleid. Kijk hier wat OKcomply voor jouw bedrijf kan betekenen.