Gebruiksvoorwaarden OKcomply
Versie 3.0
Datum 1 juli 2024
Gebruiksvoorwaarden OKcomply
Versie : 3
Datum : 1 juli 2024
De dienst "OKcomply" wordt u via internet bij wijze van ‘Software as a Service’ aangeboden door het bedrijf OKcomply BV, gevestigd aan Breed 28A te Hoorn en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90354079. Aan het gebruik van OKcomply zijn onderstaande voorwaarden verbonden. Door OKcomply te gebruiken, gaat u hiermee akkoord. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen bindend indien deze door OKcomply BV schriftelijk zijn aanvaard.
Artikel 1. Gebruik van de dienst
1.1
OKcomply biedt u de mogelijkheid te administreren wanneer er welke keuringen, controles en toetsingen voor uw bedrijf van belang zijn. U kunt medewerkers en eventueel derden taken laten in- of vervullen, de resultaten laten verwerken en/of laten inzien. U bepaalt zelf welke informatie u wilt laten invullen, wat u met de resultaten doet en welke partijen deze informatie kunnen inzien.
1.2
Om bepaalde functionaliteit van OKcomply te kunnen gebruiken, moet u zich eerst registreren. Nadat uw registratie is afgerond, kunt u direct op uw account inloggen en de dienst gebruiken.
1.3
U dient de toegang tot alle accounts af te schermen voor onbevoegden. In het bijzonder dient u wachtwoorden strikt geheim te houden. OKcomply BV mag er vanuit gaan dat alles dat gebeurt vanaf één van uw accounts onder uw leiding en toezicht gebeurt. U bent dus aansprakelijk voor al deze handelingen, tenzij u bij OKcomply BV heeft gemeld dat een ander uw wachtwoord kent of het OKcomply BV duidelijk had moeten zijn dat de handeling door een onbevoegde werd verricht.
1.4
Met OKcomply verwerkt u persoonsgegevens. OKcomply BV treedt hierbij op als bewerker in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. U vrijwaart OKcomply BV van alle aanspraken van betrokkenen onder deze wet.
Artikel 2. Gebruiksregels
2.1
OKcomply BV doet haar uiterste best om relevante informatie en waarschuwingen te tonen wanneer dat nodig is. Echter, zij kan hier geen harde garanties voor afgeven. De verantwoordelijkheid voor het bijhouden wanneer er welke compliancehandelingen moeten worden verricht, blijft dan ook te allen tijde voor uw organisatie.
2.2
Het is verboden OKcomply te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de Nederlandse of andere toepasselijke wet- en regelgeving. Indien OKcomply BV constateert dat u de wet overtreedt, of een klacht hierover ontvangt, mag OKcomply BV ingrijpen om de overtreding te beëindigen. OKcomply BV zal u waarschuwen indien redelijkerwijs mogelijk.
2.3
U garandeert dat de informatie die u opslaat, geen inbreuk maakt op rechten van derden, zoals auteursrechten, privacy- en persoonsgegevens of wetgeving omtrent bescherming van bedrijfsgeheimen.
2.4
Indien er naar het oordeel van OKcomply BV sprake is van overtreding van bovenstaande of als er door uw handelen hinder, schade of een ander gevaar ontstaat voor het functioneren van de computersystemen of het netwerk van OKcomply BV of derden en/of van de dienstverlening via het internet, in het bijzonder door overmatig verzenden van e-mail of andere gegevens, lekken van persoonsgegevens of activiteiten van virussen, Trojans en vergelijkbare software, is OKcomply BV gerechtigd alle maatregelen te nemen die zij redelijkerwijs nodig acht om dit gevaar af te wenden dan wel te voorkomen.
2.5
OKcomply BV is te allen tijde gerechtigd om aangifte te doen van geconstateerde strafbare feiten.
2.6
OKcomply BV kan de schade als gevolg van overtredingen van deze gedragsregels op u verhalen. U vrijwaart OKcomply BV van alle aanspraken van derden die betrekking hebben op schade als gevolg van een schending van deze gebruiksregels.
Artikel 3. Beschikbaarheid en onderhoud
3.1
OKcomply BV spant zich in om de dienst beschikbaar te laten zijn, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid tenzij anders overeengekomen in een als zodanig aangeduide Service Level Agreement (SLA). Wanneer geen SLA is afgenomen, geldt het in dit artikel bepaalde.
3.2
OKcomply BV onderhoudt OKcomply actief en is daarbij gerechtigd de dienst onbeschikbaar te laten zijn wanneer zij dat nodig acht.
3.3
OKcomply BV mag van tijd tot tijd de functionaliteit van OKcomply aanpassen. Daarbij zijn uw feedback en suggesties welkom, maar uiteindelijk beslist OKcomply BV zelf welke aanpassingen zij al of niet doorvoert.
3.4
Indien de in 3.1 genoemde SLA is afgenomen, is OKcomply BV, of een aangewezen service partner, voor u via e-mail en telefoon beschikbaar voor ondersteuning bij het gebruik van OKcomply, waarbij zij haar best zal doen binnen een redelijke termijn te reageren.
3.5
OKcomply BV spant zich in de dienst zo goed mogelijk te beveiligen tegen misbruik en diefstal van gegevens en tegen ongeautoriseerde toegang. Indien desondanks een derde erin slaagt zich onbevoegd toegang te verschaffen tot gegevens of functionaliteit, zal OKcomply BV u daar terstond over informeren. Indien u zelf ongeautoriseerde toegang of een zwakheid in de beveiliging vermoedt, dient u dit zo snel mogelijk bij OKcomply BV te melden zodat zij actie kan ondernemen.
Artikel 4. Intellectueel eigendom
4.1
De dienst OKcomply, de bijbehorende software alsmede alle informatie en afbeeldingen op de website zijn het intellectueel eigendom van OKcomply BV. Deze mogen op geen enkele wijze gekopieerd of gebruikt worden zonder aparte schriftelijke toestemming van OKcomply BV, behalve in de gevallen waarin dat wettelijk is toegestaan.
4.2
Informatie die u opslaat of verwerkt via de dienst is en blijft uw eigendom (of dat van uw toeleveranciers). OKcomply BV heeft een beperkt gebruiksrecht om deze informatie in te zetten voor de dienst, inclusief voor toekomstige aspecten daarvan. Specifiek voor door u opgeslagen afbeeldingen ontvangt OKcomply BV een onbeperkt recht deze te hergebruiken en te herpubliceren, en voor andere toepassingen in verband met de dienst toe te passen. Dit gebruiksrecht blijft ook bestaan na afloop van deze overeenkomst.
4.3
Indien u informatie stuurt naar OKcomply BV, bijvoorbeeld feedback over een fout of een suggestie voor verbetering, geeft u haar een onbeperkt en eeuwigdurend gebruiksrecht deze informatie te gebruiken voor de dienst. Dit geldt niet voor informatie die u nadrukkelijk als vertrouwelijk markeert.
4.4
OKcomply BV is gerechtigd geautomatiseerde analyses te doen van het gebruik van OKcomply om haar dienstverlening te verbeteren en gebruikers beter te adviseren.
4.5
In overige gevallen zal OKcomply BV geen kennis nemen van gegevens die u opslaat en/of verspreidt via OKcomply, tenzij dit noodzakelijk is voor een goede dienstverlening of OKcomply BV daartoe verplicht is krachtens een wettelijke bepaling of gerechtelijk bevel. In dat geval zal OKcomply BV zich inspannen de kennisname van de gegevens zo veel mogelijk te beperken, voor zover dit binnen haar macht ligt.
Artikel 5. Vergoeding voor de dienst
5.1
Aan het gebruik van OKcomply is een vergoeding verbonden. Deze vergoeding bestaat uit een vooraf afgesproken bedrag. Deze vergoeding wordt voor de afgesproken periode aan het begin van deze periode gefactureerd. De factuur zal per e-mail worden toegestuurd.
5.2
U gaat akkoord met elektronische facturatie door OKcomply BV.
5.3
U bent vergoedingen, welke voortvloeien uit deze overeenkomst, te allen tijde binnen 14 dagen na factuurdatum verschuldigd.
5.4
Bij een niet tijdige betaling bent u, naast het verschuldigde bedrag en de daarop verschenen rente, gehouden tot een volledige vergoeding van zowel buitengerechtelijke als gerechtelijke incassokosten, daaronder begrepen de kosten voor advocaten, deurwaarders en incassobureaus. Bovendien is OKcomply BV gerechtigd om de dienst OKcomply op te schorten en u de toegang tot OKcomply te beperken en/of geheel te ontzeggen.
Artikel 6. Proefperiode
6.1
Het kan bij uitzondering voorkomen dat OKcomply BV de dienst OKcomply vrijblijvend (lees: gratis) ter beschikking stelt aan (potentiële) gebruikers voor een proefperiode van een maand.
6.2.
De bepalingen van deze Gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing tijdens de in artikel 6.1 genoemde periode, voor zover partijen geen andersluidende voorwaarden zijn overeengekomen.
6.3
Na het einde van de in artikel 6.1 genoemde proefperiode, heeft u de mogelijkheid om tegen betaling door te gaan met het gebruik van OKcomply. Indien u geen gebruik meer wenst te maken van OKcomply, kunt u de overeenkomst met OKcomply BV tegen het einde van de proefmaand per e-mail opzeggen. Indien u niet opzegt, wordt deze steeds stilzwijgend verlengd met één (1) maand en zal OKcomply BV kosten voor de dienst OKcomply in rekening brengen en factureren conform artikel 5 van deze Gebruiksvoorwaarden.
Artikel 7. Aansprakelijkheid
7.1
Behoudens in geval van opzet of grove nalatigheid is de aansprakelijkheid van OKcomply BV beperkt tot het bedrag dat u heeft betaald voor de drie maanden voorafgaand aan het moment van de schadebrengende gebeurtenis.
7.2
OKcomply BV is echter niet aansprakelijk voor gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
7.3
Bij verlies van gegevens geldt alleen aansprakelijkheid in geval van opzet of grove nalatigheid of wanneer OKcomply BV zich aantoonbaar onvoldoende ingespannen heeft om de gegevens beschikbaar te houden.
7.4
Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is dat u de betreffende schade zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen twee maanden nadat u redelijkerwijs op de hoogte had moeten zijn van deze schade, schriftelijk bij OKcomply BV meldt.
7.5
In geval van overmacht is OKcomply BV nimmer gehouden tot vergoeding van de daardoor bij u ontstane schade. Van overmacht is onder meer sprake bij storingen of uitvallen van het internet, de telecommunicatie-infrastructuur, cybercriminaliteit, distributed denial of service-aanvallen, stroomstoringen, binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, stremming in het vervoer, staking, uitsluiting, bedrijfsstoornissen, stagnatie in toelevering, brand en overstroming.
Artikel 8. Duur en opzegging
8.1
Deze overeenkomst gaat in zodra u voor het eerst gebruik maakt van de dienst en loopt dan voor de afgesproken periode tot de eerste dag van de daaropvolgende zelfde afgesproken periode.
8.2
Na deze periode wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd met steeds dezelfde periode. Beide partijen kunnen steeds, tegen het einde van de in artikel 8 lid 1 bedoelde duur, opzeggen met een opzegtermijn van een maand, geteld vanaf de eerste dag van de maand.
8.3
OKcomply BV kan de overeenkomst beëindigen indien u achttien maanden lang niet hebt ingelogd. Zij zal in dat geval eerst een herinneringsmail sturen naar het e-mailadres dat aan uw account gekoppeld is, dan wel het e-mailadres dat als zodanig bij OKcomply BV bekend is.
8.4
Een maand na beëindiging van de overeenkomst worden alle data verwijderd zonder mogelijkheid deze later terug te halen.
Artikel 9. Wijzigingen voorwaarden
9.1
OKcomply BV mag deze voorwaarden alsook de prijzen steeds met ingang van een nieuwe betaalperiode (zoals gedefinieerd in 5.1) aanpassen.
9.2
OKcomply BV zal de wijzigingen of aanvullingen ten minste dertig dagen voor inwerkingtreding aankondigen.
9.3
Indien u een wijziging of aanvulling niet wenst te accepteren, kunt u tot de datum van inwerkingtreding de overeenkomst opzeggen. Gebruik van de dienst na de datum van inwerkingtreding geldt als acceptatie van de gewijzigde of aangevulde voorwaarden.
Artikel 10. Overige bepalingen
10.1
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
10.2
Voor zover door de regels van dwingend recht niet anders wordt voorgeschreven, zullen alle geschillen in verband met OKcomply worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waarin OKcomply BV gevestigd is.
10.3
Indien een bepaling in deze gebruiksvoorwaarden eist dat een mededeling “schriftelijk” moet worden verricht, is tevens voldaan indien de mededeling per e-mail of communicatie via de dienst wordt verricht, mits in voldoende mate vaststaat dat het bericht werkelijk afkomstig is van de beweerde, dan wel beoogde afzender en dat de integriteit van het bericht niet is aangetast.
10.4
De versie van communicatie of informatie zoals opgeslagen door OKcomply BV wordt geacht juist te zijn, tenzij u tegenbewijs levert dienaangaande.
10.5
Indien een bepaling in deze gebruiksvoorwaarden nietig blijkt te zijn, tast dit niet de geldigheid van de gehele gebruiksvoorwaarden aan. Partijen zullen in dit geval ter vervanging (een) nieuwe bepaling(en) vaststellen, waarmee zoveel als rechtens mogelijk is aan de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling gestalte wordt gegeven.
10.6
OKcomply BV is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een derde partij die OKcomply of de betreffende bedrijfsactiviteit van haar overneemt.